SURAT DINAS

A.      PENGERTIAN SURAT DINAS

Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga. Surat ini dibuat bertujuan untuk keperluan dinas tertentu. Pada umumnya surat dinas berisi tentang kedinasan itu sendiri,baik itu pemerintah atau swasta. Isi dari surat tersebut mengenai tentang penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin dan pemberian tugas.

B.      FUNGSI SURAT DINAS

·         Sebagai dokumen bukti tertulis, seperti pemberian izin, pengambilan keputusan maupun kesepakatan

·         Sebagai alat pengingat berkaitan fungsinya yang dapat dijadikan arsip

·         Sebagai bukti sejarah atas perkembangan suatu instansi

·         Sebagai pedoman kerja dalam bentuk surat perintah atau surat instruksi

C.      CIRI-CIRI SURAT DINAS

·         terdapat kop surat dari instansi atau lembaga yang bersangkutan,

·         menggunakan salam pembuka dan penutup,

·         terdapat nomor surat, lampiran dan perihal,

·         terdapat stempel dan tanda tanggan dari instansi atau kantor pembuat surat. 

D.      LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT SURAT DINAS

·         Menentukan kepala surat, instansi, lembaga, atau organisasi.

·         Mencantumkan tanggal pembuatan surat, nomor surat, perihal, dan alamat tujuan surat.

·         Menulis isi surat secara jelas, singkat, lengkap, dan sopan.

·         Mencantumkan identitas lengkap pengirim surat pada bagian akhir.

·         Menggunakan ragam bahasa baku.

·         Menggunakan ejaan dan tanda baca yang tepat.

E.       UNSUR-UNSUR SURAT DINAS

·         Kepala Surat

·         Nomor Surat

·         Tanggal Surat

·         Perihal

·         Lampiran

·         Alamat yang Dituju

·         Salam Pembuka

·         Pembuka

·         Isi

·         Penutup

·         Salam Penutup

·         Tanda Tangan

·         Nama dan Jabatan

F.       MACAM-MACAM SURAT DINAS

1.       Surat Pengumuman : Surat yang disampaikan kepada khalayak umum tanpa harus diketahui siapa dan berapa jumlah pembacanya, dan siapa pun berhak membaca.

2.       Surat Panggilan Kerja : Surat yang dipergunakan untuk memanggil / mengundang seseorang untuk mengadakan wawancara, pengujian tenaga kerja, penawaran protek kerja sama dll sesuai tempat dan waktu yang ditetapkan.

3.       Surat Permohonan Izin : Surat yang sengaja dibuat dengan tujuan untuk memohon izin / bantuan maupun kerjasama kepada instansi terkait.

4.       Surat Undangan : Surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

5.       Surat Pemberitahuan : Surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota yang dituju agar mereka mengetahui sebuah kabar,berita/informasi.

6.       Surat Pemberian Izin : Surat yang memberikan izin kepada perusahaan / seseorang untuk menggunakan lokasi tertentu sebagai tempat usaha menyatakan tidak keeratan atas permohonan izin yang disampaikan

7.       Berita Acara : Catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan / petunjuk lain tentang suatu perkara / peristiwa.

8.       Surat Keterangan : Surat yang berisikan keterangna mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

9.       Surat Perjanjian Sewa Menyewa : Surat yang dibuat oleh dua pihak yaitu pihak penyewa dan yang menyewakan dengan memuat pernyataan kesepakatan serta menyewa yang disetujui.

10.   Surat Rekomendasi : Surat yang dibuat oleh seorang pimpinan / pejabat tertentu yang berisi keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang adak katena diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya.

11.   Surat Keputusan : Surat yang berisi putusan tentang suatu hal yang berkaitan dengan urusan dalam sebuah lembaha / iInstitusi, agar tidak menimbulkan salah tafsir.

12.   Surat Peringatan : Surat yang dilayangkan oleh pihak berwenang kepada karyawan di suatu perusahaan perihal adanya pelanggaran aturan karyawan tersebut.

13.   Surat Bantahan : Surat yang dibuat oleh penggugat yang berisi bantahan terhadap suatu pernyataan yang dianggap salah dan harus diluruskan.

14.   Surat Perintah : Surat yang berisikan perintah dan pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melakukan suatu kegiatan / tidak melakukan suatu kegiatan.

15.   Surat Perjanjian Kerja : Surat yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani okeh calon pekerja dan pihak perusahaan juga berisi ketentuan mengatur hubungan kerja antara aperusahaan dan karyawan.

16.   Surat Laporan : Surat yang berisi penyajian fakta tentang sesuatu keadaan / suatu kegaiatan yang berkenaan dengan tanggung jawab ditugaskan kepada pelapor.

17.   Surat Pernyataan : Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban ats pernyataan tersebut.

18.   Surat Pengantar : Surat yang ditujukan kepada seseorang pejabat / perusahaan untuk mengantarkan surat, dokumen maupun barang.

19.   Surat Kuasa : Surat yang berisi pelimpahan wewenagn dari seseorang pejabat tertentu kepada seseorang / pejabat lainnya

20.   Surat Perintah Perjalanan Dinas : Surat yang digunakan sebagai alat pemberitahuan yang ditunjukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan.

21.    Surat Tugas : Surat yang diberikan atasan kepada bawahan untuk menugaskan seseorang dalam melaksanakan tugasnya di instansi / perusahaan tertentu dan yang ditugaskan dapat menyelesaikan tugasnya dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan.

22.   Surat Pengusulan : Surat yang berisi saran / permintaan kepada seseorang . suatu badan untuk melakukan suatu pekerjaan yang dimaksudkan agar oran . badan yang menerima usul tersebut dapat melakukan apa yang diharapkan.

23.   Surat Perjanjian Jual Beli : Surat mengenai adanya kesepakatan antar pihak pertama dan pihak kesua melalui transaksi barang, baik barang bergerak maupun tak bergerak.